学園では、昨年度からＳプロが発足して定期的に学園挙げて整理整頓をする機会があり、まだ十分とはいえないまでも、各部署とも以前に比べましたら壊れた備品や保存期間の過ぎた大量の資料の在庫を抱えることがなくなり、随分改善されてきていると思います。
ところで、毎日仕事で使っているパソコンの中はどうでしょうか。私はマイドキュメントの直下に年度ごとのフォルダを作りその下に、人事・経理・総務といったおおまかな業務のフォルダを作り、またそれぞれの下により具体的な業務のフォルダを作っています。しかし、保存すべきフォルダが明確なものは良いのですが、どちらにも関係する資料については、その時の感覚で保存してしまうことがあります。また、資料のタイトルもなるべく標準化しようとしていますが、これもその時の感覚で日付＋業務名であったり先に業務名がきて後ろに日付といった整合性のない保存をしている場合があります。これからは、より迅速に目的の資料が取り出せるようにパソコンの中についても、もっと整理整頓に心掛けようと思います。
経営支援本部　経営支援室　室長　長田忠義